緊張して上手く説明できない小心者!こんな心境ですよね？
- プレゼン時は頭が真っ白
- ミスの報告の時は顔面蒼白
- 緊張を克服して説明力を向上したい
大人になったらきちんと説明できないと駄目です！
分かっていても緊張してしまい説明できないのが現実！
いつも言いたいことの1割しか話せない
ん・・・それ、緊張のせいにしていませんか？
じゃあ緊張しなかったら上手く説明できますか？
緊張すること自体はベテランになっても大切なのでそのままでOK！
それよりも伝わる話し方が備われば説明力のなさを克服できます。
説明力に自信がつけば緊張を上回るモチベーションが湧いてきます。
一度褒められると説明力に自信がつくので話すことが楽しくなります。
この記事では小心者でもできる説明力アップの方法をご紹介します！
この記事で分かること
・小心者でも説明力に自信が持てる5つの方法
・小心者が悩みやすい3つのビジネスシーンと克服方法
説明力ってなかなか教えてもらえないので自分で学ぶしかありません。
この記事で習得して自信をつけて自己成長しちゃって下さいネ！
他人に差を付けてスキルアップしちゃいましょう～
1.【小心者の説明力克服】伝わらない不安が解消できる5つの方法
小心者でも今日からできる即効性のある説明力の方法をご紹介
緊張してオドオドしていた姿がまるで嘘のように変身できます。
実行すれば今日から「説明がすごく上手くなったね」と言われること間違いなし♪
1-1. ポイントだけを紙に書く
もしかして人前で話す時に原稿の様な下書きを用意していませんか？
ただでさえ人前で緊張するのに活字をみると更に顔面蒼白になってしまいます。
そうならない為にもポイントだけを書いたメモを用意しましょう。
紙に余白があるだけで不思議と緊張感が取れて安心するんです。
一番言いたい部分にだけ赤字で書いておきましょう。
もし緊張したり混乱した時も赤字に目線が行けば一番大切なことを忘れずに済みます。
ですます調まで書かなくてもその位は皆さん言えますよね？
話しの要約の練習にもなるので普段から簡潔にまとめる練習をしておきましょう。
慣れてくると内容が少ないので紙を見ずに話せる様になれますよ。
1-2. 複雑なことは図解を使う
とは言え複雑な話を説明しなければいけないビジネスシーンもあるある！
そんな時は活字よりも図解を使うと視覚的に頭に入るので超おすすめです。
実は図解の方法はデキるビジネスマンも活用しているので恥ずかしがることはありません。
一度やると病みつきになるので興味のある方はこちらの本もぜひ参考に！
なんでも図解 絵心ゼロでもできる！ 爆速アウトプット術 [ 日高 由美子 ]
【例】ややこしい話は図解にして少し口頭で補足をすれば伝わりやすい
普段から人の話を聞きながら図解で残す練習をしておくと場数が踏めますよ。
矢印（→）やクエッション（？）を使えば活字を書く必要もなくなって時短にもなる！
図解が習慣になると仕事の効率が一気に上がります！
1-3. 最初に結論を話す
小心者は緊張すればするほど話が複雑な方向に向かってしまう！
聞いている側もだんだん分からなくなりあなたを説明下手と思ってしまいます。
そうならない為にも結論（結果）を始めに話す癖を付けましょう。
これが出来るだけでも相手に伝わるのでグッと説明力が上がります。
小心者は特にミスは怒られるので隠したいと思っちゃいますよね？
どうせバレるので最初から結論を伝えて気持ち的に楽になりましょう。
相手はミスの内容よりもあなたの説明の仕方にイライラしている場合もあります。
ビジネストークでありがちな言いにくい結論はこんな感じです！
言いにくいことこそ結論を伝えると相手に伝わりやすいし自分もスッキリします。
1-4. 結論と理由を関連付ける
結論を伝えたら必ず理由を関連付ける様にしましょう。
コレ！簡単なんですが実はできないビジネスマンめっちゃ多いんです！
方法は簡単！結果〇〇でした。理由は〇〇だからです。（これだけ！）
どうですか？もしあなたが聞く側だと分かりやすいですよね？
更に奥深い理由を説明できればあなたはもう説明上手！
上の例だと・・・・
- 不注意の理由は集中していなかったから
- 客先が決断していないのは予算オーバーだから
- 所要が減ったのは業界の景気が悪くなったから
この様に理由の詳細を情報収集して報告すれば説得力がグッと増します。
ちなみにできない人が多い理由はこんなことが多いです。
できない理由
・怒られる内容だから
・分析していないから
・複雑に考えすぎているから
・ポイントを抑えていない
・全体像が見えていない
必ず結論と理由をセットで考えて聞く側の気持ちになって考えてみましょう。
1-5. 説明時間は3分以内
長く説明すれば相手に伝わるかと言うとそれは間違いです。
聞いている側からすると話が混乱してしまいポイントが掴めなくなります。
小心者は丁寧を心がけますが逆効果になってしまうのはあるあるです。
1つの議題については長くても3分以内で説明する様にしましょう。
話が長い！
ポイントが分からないって言われたことありませんか？
逆に話が長いデメリットは以下
上章で説明した通り、結論→理由の話し方を意識すれば3分以内でまとまります！
2.【事前準備が大事】小心者が悩む3つのビジネスシーンと攻略アドバイス
日常業務の中で小心者が説明力に悩む3つの場面と攻略法をご紹介！
特に小心者はアドリブが苦手なので準備することを徹底しましょう。
場数を踏めば準備時間が短くなったりアドリブが効くようになれます。
ポイントは何ごとも聞く人の立場になること！これに尽きます。
相手は何を求めているか？
何を伝えるべきかを考えましょう。
2-1. プレゼンテーション
社会人になればプレゼン（または会議時の発表）は必須！
上司や客先にアピールする最高の場面なので気持ちよく終えたいものです。
でも気弱な小心者は緊張して不完全燃焼で終わることが多いと思います。
克服方法はズバリ資料の準備あるのみです。
アドリブが苦手なら準備が命！
プレゼンの準備ポイントをご紹介しますね！
よく事前にスピーチの練習をすることが大切という意見もあります。
確かにそうですが読みにくく、分かりにくい資料だと殆ど意味がありません。
理由は自分のモチベーションが上がらないからです。
もしプレゼン資料作成のコツを学びたいならこの本がお勧め！
図解が多く、真似したくなるテンプレが多いので私も教科書にしています。
| マイクロソフト伝説マネジャーの 世界No.1プレゼン術 [ 澤 円 ] 楽天で購入 |
プレゼン資料は自分の基本型を作ってしまえば転用できます。
色々な人のアドバイスをもらいながらブラッシュアップして行きましょう。
2-2. ミスの報告
完璧な人なんていないので仕事のミスは誰もが遭遇します。
ただすぐ報告できる人とできない人ははっきりと2極化します。
小心者はもちろん言えない部類なので近くに上司がいながら心労MAX（汗）
言える勇気は精神論ではなく準備をすれば「よしっ」って心が整います。
上司にミスを報告する勇気を持つための準備のポイントをご紹介！
上司にミスを報告する準備ポイント
・ミスの内容→理由を正直に準備
・理由は正直に！隠そうとしない
・損失（金額）があれば計算しておく
・自分なりの再発防止策を立てる
・上司にサポートして欲しいことがあれば考える
あと、ミスを報告する時に大切なことも3つお伝えしておきます。
- 正直に話すこと
- 人のせいにしないこと
- ミスしたらすぐ報告すること
序盤で精神論ではないと話しましたが、でも最後に一つだけ言わせて下さい！
そのミス、隠せば隠すほど自分が辛くなりますよ！
2-3. 複雑な内容の報告
すぐ伝えたいけど複雑な話なので悩んで時間が経ってしまう時があります。
自分では分かっている（つもり）けどどう伝えたらよいか・・・・
そんな時は時系列でノートに記載をしてみましょう。
頭の中が整理できて報告する時の説明力がアップします。
時系列とは「いつ、何があったか」を古い順に記載すること！
例：客先の状況が2転3転して受注できなかった報告
最初は結論→理由からスタートしますよ！
☛例の客先、受注できませんでした。
理由は客先のプロジェクトが中止になったためです。
1月 商品Aに興味のある客先から10万個の見積依頼があった。
3月 今年中の納品希望なので直ぐ注文書を受領し製造開始
5月 競合で安価、即納品が見つかり注文保留の連絡あり
7月 やはり当社のメリットが勝り注文継続
10月 客先のプロジェクトに問題が生じ再度保留
11月 プロジェクト中止にて注文解消
端的に言うと客先の都合に振り回されて結果受注できなかったと言う話です。
偶にある話しですが上の様に時系列で準備しておくと分かりやすいです。
小心者は気弱なので準備がないと複雑な話を更に複雑に話してしまいがち！
聞き手は理解ができずに説明の仕方に対して怒ってしまいます。
順を追って話せば複雑な話もちゃんと相手に伝わるので「時系列」を意識しましょう。
【小心者の説明力克服】まとめ
- 話のポイントを掴めば緊張しない
- 結論→理由で話す
- 隠さず正直に話す
説明する時は難しい言葉を使う必要はありません。
とにかく端的に結論を伝える事が何より大切です。
結論の理由は必ず理屈が通る内容を準備すれば相手に伝わります。
自分守りで嘘をついたり隠そうとすると余計にややこしくなってしまいます。
これらのことを守れば小心者でも説明が上手な人になれます。
コツを掴めばどんなことにも転用できるので今日から実践してみて下さいね！