小心者の皆さん！説明下手で悩んでいませんか？
- 提案しても却下される
- いつも詰めが甘いと言われる
- 目的はなに？って指摘される
社会人である以上、上司やお客様への説明下手はかなり致命的
せっかく強い想いがあっても伝わらないと印象が下がるばかり
気弱で臆病な小心者の特徴が影響しているのは自覚してる～
このままだと、どんどん周囲に追い抜かれて自信を喪失してしまいます。
そうならなために、説明下手を克服して話し上手になるトレーニング方法をご紹介！
説明力を上げるために必要なポイントは以下
・明確な目的を掲げる
・説明には数字を入れる
・実行するメリットを提示
・質問を先読み
・仮説でゴールを導く
そもそも説明したことが全て成功したら世の中社長ばかり！
あくまでも相手を説得する精度を高める話し方が必要と言うことです。
この記事で分かること
・小心者が説明下手な理由
・話し上手になるトレーニング方法5選
・上司が好む話し方
・クロージングの大切さ
説明ってほぼ毎日するからトレーニングすれば必ず上達します。
ただポイントを知らないと遠回りになるのでぜひ理解して下さい！
相手を説得できる楽しさを感じられる様になりますよ。
1.【説明下手は致命的】小心者の3つの特徴が行動を邪魔する
勇気ある社会人だって説明力で苦戦しているのに小心者ならなおさら悩みます。
なぜ小心者は説明下手なのか？それはあなたの性格が大きく関わっています。
心配性・臆病・気弱がどう説明下手に影響するのかをご説明！
小心者の皆さんなら”うんうん”と共感してもらえるはずです。
1-1. 【心配性】話す構成が決まらない
小心者は心配性なので構成が決まらないまま話すので支離滅裂になってしまう。
せっかくよいアイデアがあっても話す順番が決まっていないと伝わりません。
結局何が言いたいのか？と突っ込まれてしまうのは話す順番を決めていないから！
構成さえ決めてしまえば最低限伝えたい趣旨は伝わるので気を付けましょう。
特に大切なのは目的と理由！あなたは何をしたいのか、その理由は何かを明確にすること！
そうしないと合ってる、間違えているの判断も相手はできません。
自分のミスなど言いにくいことって伝えにくいですよね！
気持ちは分かります。
1-2. 【臆病】緊張して本領発揮できない
小心者は臆病なので緊張して本領が発揮できないことがよくあります。
後から聞くととても良いアイデアなのに・・・と感じる人って本当多い！
緊張しないためには事前に話す構成や内容を準備しておくとよいです。
慣れるとその場で考えながら説明できる様になるので最初のうちは準備しましょう。
勘違いして欲しくないのは「流暢に話さないと駄目」と言うことではありません。
たどたどしくても趣旨が伝われば良いのです。
よく「深呼吸して」と言いますがそれは一時的だけで根本的な解決にはなりません。
伝えたいことを明確にしておけば自信が付くので緊張しなくなるのです。
プレゼンのベテランでも必ず本番数日前から練習しています！
1-3. 【気弱】質問の返事ができない
気弱な小心者は聞かれたことに答えられずにフリーズしてしまうことがよくあります。
アドリブが効かないのも小心者の特徴なので「え～と」や「あの～」が増えてしまう！
質問にすぐ答えられないとコミュニケーションが取れないってレッテルを貼られてしまう！
答えを持っていても自信がないので喉元で止まってしまう人もよくいますよね？
この問題の解決は前もって聞かれそうな内容を先読みしておくことです。
先読みについては次章「2-2」でご紹介します。
逆にすぐ答えられると”相手のニーズを掴んでいる人”と重宝されます。
説明した内容に対して相手は何を思うか？を先読みしてみましょう。
2.【説明力が一気にアップ】小心者でも話し上手になるトレーニング方法5選
今の話し方を少し変えるだけで一気に説明下手を克服することができます。
特に営業の人は上司やお客様への説明事項が多いので説明下手は致命的です。
克服するためのトレーニング方法を5つご紹介するのでぜひ取り入れて下さい。
今回は営業あるあるパターンをご紹介！
職種は違っても考え方は同じなので営業以外の方も参考に♪
2-1. 目的を明確にする
説明をする時にはまず「何をしたいか？」の目的をハッキリ伝えましょう。
最初に目的を伝えるとインパクトが強く相手の印象に残りやすい！
怖い気持ちも分かりますが伝えないと話が進まないので気合を入れて！
目的を伝えた後はなぜ？と聞かれるので理由も準備です。（次節で説明します。）
例えば営業だと下記のような目的がありますよね？
あなたが実行したいことを伝えてみましょう。
言い方はシンプル「〇〇をやりたいのですが！」と、たった一言
多分その後に突っ込まれる心配があり言いにくい気持ちも分かります。
でも目的を伝えることは最低限の意思表示になので明確にしておきましょう。
そもそも何をしたいのか？が伝わらなければコミュニケーションができませんからね。
2-2. 聞かれそうなことを先読み
相手に聞かれそうなことを先読みするとコミュニケーションが円滑になります。
会話のキャッチボールがスムーズだと好印象に映り仕事を任せようと思ってくれます。
そのためにも相手に聞かれそうなことを先読みしておくと答えを準備できます。
アドリブが下手な小心者には必要なことなので、ぜひ先読みの練習をしてみて下さい。
ステップ１：これを伝えるとどんな質問がくるか？
ステップ２：その答えを考えておく
上司を説得するって疲れるけど、でも詰めの甘さを指摘してくれるので有難い存在！
逆に突っ込まれなければあなたの企画は完璧ということです。
先読みも外れる場合がありますが、でも練習すれば必ず精度が上がります。
相手は何を心配・何を聞きたいかを俯瞰してイメージしてみましょう。
上司はキャンペーンで幾ら儲かるのか？
何のためにやるのかを知りたいのです。
2-3. 相手の質問の仮説を立てる
説明をする時は仮説を立てて話をすることがとても大切！
これができれば相手を説得することができて説明上手になれます。
仮説に必要なことは相手が気になる質問を予測し精度のよい回答を準備すること！
最初から上手くゆかなくても経験を積めば絶対上達します。
業種は違ってもぜひ参考にしてみて下さい。
なんとなく上司が聞きたいことが分かるはずです♪
【キャンペーンの提案】
キャンペーンを行う時、上司は費用・売上・利益にとても敏感になります。
ただやりたいだけでは絶対に通らないので下記の質問と回答は予測しておくべし！
【新規顧客の開拓案】
上司は時代にマッチした積極的な新規顧客開拓アイデアが大好き♪
過去に試して効果がなかったり時代にマッチしていない方法はすぐに却下されます。
下記の例を参考に積極的な方法を仮説してみましょう。
【出張申請】
費用・時間・労力を投資して得られる効果の説明が必要です。
いつもはすぐ申請が通るのに今回は何故か通らないと言う時もあるある。
常日頃からすぐには申請が通らないことを前提に理由を考えておきましょう。
特に今じゃなきゃダメな理由は上司に響きます！
【クレームの解決案】
クレーム対応ってお客様より上司の顔色が気になりませんか？
自分は悪くないのに怒られるんじゃないかと不安になってしまいます。
上司が気にするポイントは解決に対する全体像をイメージできているかです。
ピンポイントのアイデアではなく、どうやって解決するかのストーリが大切
特に解決のためのハードルを明確にしてどうやって克服するかを考えてみましょう。
全部できない人は下記の3つだけで良いので押さえておきましょう。
もし上司にお願いしたいことがあれば抱え込まずに相談しましょう。
でも基本的には自分で解決する意識は忘れない様に持っておきましょう。
あまり上司に依存しすぎると怒られます！
2-4. 行動後のメリットを説明
ここからは説明上手になるプラスアルファのテクニックです。
目的→説明が上手くできれば説明上手になれますが、これを知っておくと更に信頼度が上がる方法！
あなたがやろうとすることはどんなメリットを見出すかも説明してみましょう。
行動後のメリットを伝えれば会社への貢献が分かるのであなたの評価も上がる♪
俯瞰して物事を考えられる人はマネージャーへの小心も十分ありますよ。
実行することで自分・会社にどのようなメリットがあるかを考えてみましょう。
この部分が明確になれば心が折れることなく目標に向かって進めます。
〇〇のために頑張っているんだった！
って思い出せると心強いですよね。
2-5. 行動スケジュールを伝える
最後のひと押しは決めたことをいつまでにやるかを説明！
ここまでできれば上司も「よし、じゃあやってみて！」と背中を押してくれます。
大抵の人は目標と理由の説明で終わってしまうので覚えておくと絶対によいです！
自分に無理のないスケジュールを説明して完全に説明下手を克服しましょう。
小心者は相手を喜ばせようとしてつい無理なスケジュールを組んでしまいがち
結局できずに怒られてしまわないように先ずは自分のペースで組んでみましょう。
スケジュールを組むとハードルが高そうな部分が分かるので必ず相談しましょう。
相手も前もってハードルが分かればサポートしてくれます。（いきなりはNG）
苦手な部分は事前に相談してサポートしてもらいましょう。
3.【上司が好む話し方】結論→説明→根拠の順番が大好き
結論を一番最初に伝える事！これが上司と話す時の鉄板の法則です。
せっかく素晴らしい準備ができても話し方を間違えると伝わりません。
もったいぶって結論を最後に伝えると気を遣ったつもりが逆に怒られます。
説明の根拠が精度が高ければ相手は言い返すことができずに自信がつきますよ！
この説明ならもうOK！って言わせるテクニックをご紹介。
3-1. 結論を最初に伝えること
結論を最初に伝える理由は上司はあなたの考えが知りたいからです。
最初に結論を話せばあなたの意思が伝わりコミュニケーションが図れます。
序盤でモゴモトしてしまうと”考えていない人”って思われてしまいます。
すぐ結論が言えないと円滑なコミュニケーションができなくなってしまいます。
目的は〇〇です。
結果は〇〇です。
この言い方を習慣にしましょう。
3-2. 説明には具体的な数字を入れる
結論に説得力を増すためには紐付いた説明が必要です。
説明に具体的な数字を入れるとイメージが湧くので説得力が増します。
下記の2つは同じ説明ですがどちらが分かりやすいですか？
Aは先月より売れたのは分かりますがぼんやりとしたイメージですよね？
Bは具体的な数字が入っていてイメージが付きやすく上司も納得しやすい！
具体的な数字があるとちゃんと分析した熱心さが伝わるので上司から信頼されます♪
ベテランでもできていない人がいるので数字を習慣にすれば小心者でも優秀な社員になれます。
3-3. 結論と説明のつじつまを合わせる
結論→説明の順で説明してもつじつまが合っていないと残念な結果に！
以下の2つの説明を見てどう思いますか？
ん？それじゃあ競合に勝てないんじゃないの？
なぜ30％にしたの？
あ・・・確かに！
すみません、企画を練り直します。
【分析】
具体的な数字も入っており説明の順番も良いですが確実に勝てないストーリーです。
成功へのつじつまが合っておらずこれでは上司は納得しません。
次は相手が納得する説明！！
面白い！是非やってみよう♪
このタイミングでシェアを奪還できるかもね！
【分析】
値引き率/下取り/高品質のインパクトが説明されていて勝算の可能性が高い！
競合からシェアを奪還するには十分な説明材料となり上司も納得します。
このように説明に数字を入れる時は文脈のつじつまが合っているかを確認！
「ん・・・」と思う部分があったら必ず改善してから提出しましょう。
数字は一番の根拠になるので説得材料になります！
心配症の小心者なら確認作業は得意なはず！
4.【クロージングの重要性】強い主張で上司の壁を完全克服
クロージングは最後の決意表明の一言！これが弱いと説明全体が頼りなく聞こえてしまう！
せっかくよい説明をしてもクロージングが下手だと今までの苦労が水の泡に～
自信を持って「できます！」「やります！」と強い主張でキメましょう。
上司が「大丈夫なのね？」と聞いてきているのはあなたの説明にほぼ納得したからです。
後は気合を入れて「はい！頑張ります」でキメれば上司の壁を完全克服♪
クロージングの段階まで来たことに自信を持とう！
後は決意表明の返事で上司の壁を克服
【説明下手は致命的】まとめ
- 説明上手のコツは結論ファースト
- 目的→説明の話し方を忘れずに
- 具体的な数字を入れると説得力が増す
今まで突っ込まれてばかりで説明下手だった人は最初に目的を伝えよう！
目的に紐付いた説明ができれば上司を説得できます。
上司が聞きたそうなことを先読みして仮説することも効果的です。
自分が聞く側ならどんな疑問を持つかを想像すると仮説が立てやすい！
上司がその気になったらクロージングは大きな声でハッキリ伝えましょう。
説明下手を克服して上司の壁を乗り越えれば小心者でも自信が持てますよ♪