小心者の皆さん！報告の仕方が下手って指摘されませんか？
- 結局、結論はなに？
- で、何が言いたいの？
- その話の根拠は？
小心者は気弱で臆病だし、さらに報告の仕方も分からないから最悪！
毎日、報告することがあるけど上手くできずに上司の壁は高くなるばかり
上手な報告の仕方ができたら小心者も克服できるかもなぁ～
仕事のやり方は教えてもらえても報告の仕方までは教えてもらえないもの
でも小心者の皆さん！上司を納得させる報告の仕方って実はとってもシンプル♪
報告は結論から言うと伝わりやすいんです。
上司は最初に結論が知りたいもの！端的に伝えればスランプを克服できます。
結論+精度の高い根拠があればもう上司はあなたに何も言わなくなります。
この記事で分かること
・絶対に上司が納得する結論から伝える報告の仕方
・小心者でも確実に自信が持てる報告準備5つのポイント
この記事を読めば報告の仕方に自信がついてもう上司から怒られなくなります。
苦手だった上司の壁を克服してストレスフリーで楽しく仕事をしましょう♪
報告の仕方は結論から！どんな時も忘れないように～
1.【小心者x報告の仕方】結論から話して不安を克服する3つのコツ
上司が知りたいのはとにかく結論！先に伝えれば相手が安心します。
ん～・・・前置きはいいから結論は？と言われていませんか？
報告は常に結論と理由を意識すれば上司の壁を克服することができるのです。
1-1.いきなり結論からで大丈夫！
上司は忙しいのでとにかく質問の答えを先に欲しいと思っています。
良い結果も悪い結果も一言目からハッキリ伝えることが相手の為になります。
逆に前置きが長かったり中々結論を言わないと上司はイライラしてしまいます。
今のあなたは「実は〇〇でして～それで～」と前置きから話していませんか？
これだと上司は「結局、結論はどうなの？」としびれを切らしてしまいます。
特に言いにくいことは怒られるので結論を言いたくない気持ちは分かります。
でもこれだと結果の他に言い方が悪くてダブルで怒られてしまいます。
どうせ怒られるならさっさと結論を伝えて怒られる時間を減らしましょう。
1-2. 結論の理由を説明
悪い結論だと怒られると思いがちですが理由が明確ならそんなことはありません。
「〇〇だから駄目だった。」と相手が納得する理由を付けくわえる様にしましょう。
結論+理由が合わされば一部始終を理解できるので必ずセットで話しましょう。
コツは話す前に結論の分析をしてイメージトレーニングをすると本番で緊張しません。
全ての理由が納得すると保証できませんが、少なくともあなたの状況は理解できます。
もし今まで結論すら言えなかったとするとここまで話せれば大成長！
理由を伝えても何か一言いわれることもあるあるです。
でもその一言は「叱り」ではなくアドバイスであることが多いです。
上司は「まだ下手だけど自分の意見を言える様になったな。」と理解します。
今まで：結論を話せなかった。
今後：結論と理由を説明
上司：じゃあ〇〇してね！とアドバイスで済む。
大切なことは・・・必ず結論に紐付いた理由を説明すること！
ダメな説明の例！
①売上未達でした。理由は不明です。
②アポ取れてません。まだ電話してません。
これだと「何やってんだ～」と叱られるので要注意！
1-3. 今後の予定も伝えること
結論と理由の後に今後の予定も伝えると更に相手は納得しやすくなります。
周囲を見ているとこの部分が抜けている人が多いので突っ込まれる場合が多い！
今後の予定を伝えないと「で、これからどうするの？」と聞かれてフリーズしてしまいます。
結論+理由+今後の予定の３つを習慣にすれば鬼に金棒です♪
上は過去に私が売上未達の可能性が高い時に活用した話術です。
皆さんの状況によって納得させられるかは分かりませんが考えることが大切です。
悪い状況をどう打破するか？今後の予定は自分のためにも必要な事です。
1つの物語を完結させる気持ちでこれからどうするかを考えてみて下さい。
上司：今月は売上達成できるの？
あなた：え～と、あの～
↑この状況から比べるとかなり成長していますよ♪
2.【報告の事前準備】小心者が上司の壁を越えるために必要な５つのこと
良い報告をするために必要な5つの準備ポイントをご紹介！
心配症の小心者なら報告前の事前準備をしておけば安心して臨めます。
気持ちはあってもどう準備したら良いかが分からないとまた悩んでしまいます。
そんな皆さんのためにとっておきの私の報告準備術をお伝えするので実践して下さい。
この章はとても大切です！
2-1. 精度の高い情報収集
精度の高い情報収集はどんな職種の方でも絶対に必要です。
自分では満足しても土壇場でお客様の気持ちが変わる時ってありますよね？
過去にこんなことがありました。。。。（泣）
結論は、仲の良いお客様は購入責任者じゃなかったんです。
うちの装置を押してくれたのですが上司から却下・・・
結局、私は精度の高い情報収集ができていなかったんです。
担当者から注文すると言われて浮かれていました。
情報取りをしたつもりになっていたんです。。。
今思い返せばやるべき情報収集は以下でした。
もしこの記事を読んでいる皆さんが営業だったらぜひ参考にして下さい。
私と同じ報告ミスをして上司から怒られるのは避けていただきたいので・・・
2-1-1. 内容の確実性を高めるヒアリング
報告の肝とも言える内容の確実性を上げるコツは実はシンプルです。
以下のことを客先にヒアリングしましょう。
この4つが全てクリアになれば説得力が上がり精度の高い報告ができます。
逆にもし１つでも不安な箇所があれば悩まず正直に報告しましょう。
精度の高いヒアリングは本音を聞き出す力を鍛えることで必ず上達します。
センスがある・なしではなくて、ただ方法を知っているかどうかなのです。
本音を引き出す「3つの質問」 （日経ビジネス人文庫） [ 渡瀬 謙 ]
2-2. 事実と自論は分けること
事実と自論を混ぜて話すと聞き手はとても混乱します。
報告する時は必ず事実を述べた後に必要があれば自論を付足すようにしましょう。
お客様は注文を出してくれると言っていました。（事実）⇒〇
お客様は注文を出してくれると思います。（自論）⇒×
社会人約30年の私は今でも自論は責任が生じるので注意しながら使っています。
実績があることなら自論もありですが、未経験の事柄での自論は危険！
アンサーファーストだけど〇〇だと思いますはNG！
自信がないなら確認中と答えるべし!!
2-3. 知ったかぶりはしないこと
報告時の知ったかぶりは百害あって一利なしなのでしないと誓いましょう！
小心者は問いただされるとつい知ったかぶりをしてしまう癖があります。
上司を目の前にすると緊張してすぐ答えないといけないと焦ってしまいます。
後から嘘が分かると怒られるので分からないことは正直に分からないと伝えましょう。
その場は平和に収まっても嘘は必ずバレます！
報告は正直が一番♪
2-4. 1人リハーサルを行うこと
小心者は報告時に緊張して本領が発揮できないことがよくあります。
頭の中で用意していないと喋れなくなり上司から突っ込まれてしまいます。
伝えたい内容を1人リハーサルしておくと上司の壁を克服できます。
更に聞かれそうな質問と答えまで考えておくと緊張が解れます。
不安で心配症の小心者なら当日良い報告をしてホッと安心したいですよね？
1人リハーサルも上司の壁を克服するための大切な準備と言えます。
コツは報告するポイントだけを紙に書いて抜けがないかを確認することです。
もし自分が聞く側だったらと相手の立場になると足りない点が思いつきます。
やはりポイントは結論と相手を納得させられる理由です♪
2-5. 指摘事項はすぐ確認して報告
報告後、相手に指摘されたことはすぐ確認して伝えると印象が良くなります。
指摘されると落ち込む気持ちも分かりますが、素直にアドバイスと受け止めましょう。
指摘＝怒られる！のではなく成長して欲しいから相手が助言してくれているのです。
時間を置かずすぐ対応すれば「仕事が早い人」と相手から認められます。
指摘された内容よりも考え方を身に付けよう！
そうすれば次の報告の仕方に活かせるので♪
もし簡単な指摘事項なら遠慮せず5分以内の報告でも全然OK！
時間が掛かりそうな内容も優先順位を上げて対応しましょう。
終わった後の1人反省会は再発防止のためにとても効果的です。
逆に報告内容に指摘が入らない方がレアだと思っておきましょう。
指摘されたら「こんな考え方もあるんだ～」と思考の引き出しが増えてラッキー
とポジティブに受け止めましょうネ♪
【小心者x報告の仕方】まとめ
- 報告は結論から伝えるのが鉄則
- 結論を補足する理由で相手を説得
- 今後の予定を伝えて完結させよう
組織で働いている以上は上司への報告は避けては通れません。
小心者は緊張しやすいけど結論から話すと相手に伝わりやすいです。
結論を伝えれば「で、何が言いたいの？」の不安を克服できます。
セットで必ず結論に紐付いた説明も準備することが大切です。
実は小心者じゃなくても報告の仕方で悩む社会人はたくさんいます。
臆病な小心者だからこそ克服して周囲と差を付けちゃいましょう♪