電話とメールどっち？と悩む方への解決ヒントです。
- 連絡方法でつい悩んでしまう
- 自己判断した連絡方法でいつも注意される
- 状況判断力を鍛える方法を習得したい
業務より人に伝える方法で悩んでしまい数時間経ってしまった経験ありませんか？
時間をかけて考えた方法をしたにも関わらず怒られるとかなり凹んでしまいます。
電話をしたらメールをしろ！
メールをしたら電話をしろ！
一体どっちやねん！！
素晴らしい報告を準備していても方法を間違えると一気に印象が悪くなります。
そんなジレンマから抜け出すためにも状況判断力を鍛えて電話とメールのよい使い分けをご紹介！
コツはいいにくいことは勇気を出して電話で話し、心の負担を一気になくす！
話の中に数字がたくさん入ったり、文字に残しておきたい時はメール連絡がお勧め！
この記事で分かること
- 小心者が陥る5つの状況判断ミスのパターン
- 仕事がスムーズになる電話とメールの使い分けの方法
この記事を読めばもう電話とメールどっち？と悩むことがなくなります。
スムーズなコミュニケーションが取れてストレスがなくなり仕事も楽しくなります。
状況判断力が鍛えられるヒントも手に入ります。
1.【電話とメールどっち？】小心者が陥る5つの状況判断ミスのパターン
電話をすべき時にメールをして怒られたことありませんか？
皆さんがつい陥ってしまう５つのシーンをご紹介します。
いつも上司に使い分けが下手って怒られる～
1-1. 上司が怖いのでメールで済ませてしまう
上司が怖いので報告をメールのみで済ませてしまうことがありませんか？
でも相手が報告を急いでいる場合には早急に口頭で報告して欲しいのです。
上司が出かけているのでメールでいいやと思ってしまうと怒られてしまいます。
怖い上司でめんどくさいからこそ勇気を出して電話で報告してスッキリしましょう。
メール報告しても相手から電話がくるとドキッとします。
簡単な報告ならメールで良いですがややこしい内容は電話がお勧めです。
怖い相手だからこそ早く報告を済ませたいのであればメール報告だけでは危険なのです。
心配な時はメール+電話がお勧め！
1-2. 電話の問い合わせにメールで返信
電話の問い合わせに対してメールで返信をして注意されることがあります。
メールの内容は丁寧に返したのに注意されると嫌な気持ちになってしまいますよね？
相手が電話してくるのは必ず理由があるので、電話には電話で答えるようにしましょう。
相手が電話してくる理由は急いでいることが多い。
もしどうしてもメールで返したい時には「回答はメールでも良いでしょうか？」と確認しましょう。
急ぎなのですぐ電話で回答が欲しいと言われたら必ず相手の希望に沿う様にしましょう。
電話で回答すればあなたのことを仕事が早い人だと感じて信頼度が上がります。
1-3. 謝罪をメールで済ませてしまう
あなたがミスをした時、謝罪は必ず電話を入れるようにしましょう。
どれだけメールが一般的な世の中でも文字だけだと気持ちが伝わりません。
もしあなたが他人から謝罪されるとき、メールだけだと冷たいって感じませんか？
「申し訳ありませんでした。」の一言はやはり肉声の方が相手の心に響くものなのです。
謝罪は言いにくいことだからこそ電話で済ませましょう。
電話すれば5分で済むのにメール謝罪文を考えるだけで1時間かかると時間がもったいないです。
仮にお客様がクレーム内容をメールで伝えてきたとしても、謝罪は必ず電話でするようにしましょう。
1-4. 電話の後にフォローメールを送らない
上で急務や謝罪は電話優先と伝えましたが必ずメールでフォローするようにしましょう。
第一報を電話で聞けば相手も安心しますが更にメールをすれば文字で残るので喜びます。
フォローメールはあなた自身の記録にもなり、いつ連絡したかの証拠にもなります。
大事な事項は必ず電話の後にフォローメールをして相手の満足度を上げましょう。
「後でメールします。」と言ってメールを送らない人も多いので気をつけましょう。
コツは電話を切ったらすぐに話した内容をメールすれば忘れずに済みます。
電話の後、すぐにメールをすれば仕事が早い人だと思われます。
1-5. 急用をメールで済ませる
相手から急ぎの依頼を受けた時にメールで返事をしていませんか？
何故なら相手は急いでいるから電話をかけてきたからです。
もしあなたが誰かに急ぎの用事を頼んだのに「メールしました」って言われたらどうですか？
相手が急いでいる気持ちを考えて先ずは電話で回答してからメールフォローしましょう。
急用をメールだけで解決しちゃう人、結構多いんですよ。
正しく文面で残したいからメールで回答したい気持ちはよく分かります。
でも相手があなたのメールをいつ見るかなんて分かりませんからね。
急用をちゃんと電話で返すだけで信頼度が上がるでやらない手はありませんね。
2.【電話とメールの使い分け】仕事をスムーズにする5つの状況判断事例
電話とメールをどう使い分ければよいか？困った時の状況判断事例を5つご紹介！
悩む時間が無くなれば仕事が早く終わりストレスを抱えることもなくなります。
2-1. 急務には電話連絡
相手から電話で「急ぎで返事が欲しい」と言われたら必ず電話で返事をしましょう。
1分でも早く答えが欲しい相手にメールをするのは要求に応えていないことになってしまいます。
端的に答だけを伝えれば短時間で仕事が済むのでお互いにとってメリットしかないのです。
面倒でも急務には電話連絡することを肝に銘じておけばあなたの仕事の効率が上がります。
✓仕事が早い人と認識される。
✓相手に信頼される。
✓また仕事を頼みたいと思われる。
勇気を出して電話をすれば感謝されて仕事のスキルが認められて感謝されます。
コミュニケーションも良くなるのでその後の仕事もやりやすくなります。
分からなければ「分からない」と伝えればひとまず相手は安心します。
2-2. メール希望の相手にはメールで！
相手の都合で返事をメールで欲しいという人には必ずメールで返しましょう。
自分都合で電話の方が迅速かつ親切だと思っていても相手のためにはなりません。
注意点はメールだからといって後回しにせず、なるべく早く返すこと！
このパターンの相手はメール確認が早いのであなたのレスの早さも見られていますよ♪
親切心で迅速に電話連絡をすると逆に怒られる場合が多いのでくれぐれも気をつけましょう。
特にメール確認が早い相手だと送信後1-2分で返事が来ることもよくあります。
気が短い相手だと5分後に「返事まだ？」と催促されるのでのんびりしていられません。
メール好きな人は電話が嫌い！
覚えておきましょう。
2-3. 2日間メール返信がなければ電話フォロー
メール連絡をして2日間返事がない場合は電話でフォローをしましょう。
相手が忘れている場合があるのでこの場合の電話フォローは失礼にあたりません。
気付かせてくれてありがとうと感謝されることが多いので恐怖心は感じなくてOKです。
上司から「あの件どうなった？」と聞かれてお客様との板挟みに会うことも無くなります。
繰り返しますが電話するなら2日後で！
翌日は早すぎるので要注意。
もし電話が悪いと気になる方はメールを送る時に「後日お電話でフォローさせていただきます。」と一言添えましょう。
電話が億劫と感じる相手なら迅速にメールで返事をくれるかも知れません。
2-4. 電話は3分以内に話をまとめる
電話をする時は内容を端的に伝えて長くても3分以内に伝えるようにしましょう。
話が長くなると相手の時間も取らせるし話の趣旨が薄まってしまいます。
逆に主旨がきちんと伝われば1分以内でも大丈夫です。
端的に話をまとめるコツは結論⇒理由の順番で話すことです。
電話は相手の顔が見えないので、ただでさえコミュニケーションが取りにくいことを意識しましょう。
逆にいえば電話で主旨が伝われば直接話す時も大丈夫です♪
2-5. 電話は午前・メールは午後がお勧め
電話とメールは内容の使い分けの他に時間も意識すれば更に仕事の効率が良くなります。
急ぎや難しい話は午前中に電話で済ませればお昼前にストレスから解放されます。
気持が落ち着いた午後にメールをすれば急ぐことと余裕があることの区別が付けられます。
メール連絡は2日以内に返事がもらえれば良い内容を選んで連絡するようにしましょう。
一日の仕事を効率よくやり残すことなく終わらせるには時間管理がとても大切。
電話とメールの内容と時間を意識して仕事をすれば今日から残業も確実に減ります。
電話は想定外に時間がかかる場合もあるので午前中に済ませるのがポイント！
【電話とメールどっち？】まとめ
- 言いにくいことは早めに電話で伝える
- 余裕があったり文字に残しておきたいことはメールで伝える
- 電話は午前、メールは午後の習慣を付けて仕事を効率化させよう！
自分のミスや言いにくいことは後回しにしても必ず後から突っ込まれます。
メール連絡で済ませようとせずに勇気を出して電話で話して早くスッキリしましょう。
比較的余裕があったり数字や文字で残しておきたい内容は先にメールで連絡しましょう。
メールも長文はなるべく控え、箇条書きで端的に書くように心がけましょう。
電話とメールは内容だけじゃなく、時間を意識すれば一日の仕事が効率化できます。
電話とメールどっち？この葛藤から解放されればスムーズに仕事ができるようになりますよ♪