相手に伝わる話し方ができない方、こんなお悩みありませんか？
- 伝えたのに相手との温度差がすごくある
- 伝わるかが怖くて話すのが怖い
- 理解してもらえる話し方のコツを学びたい
一生懸命伝えたのに反応がイマイチだとどうしたら良いか分からなくなります。
上手く話さなきゃと意識すればするほど混乱してしまいます。
そんな方も大丈夫！悩みを忘れて一度頭を真っ白にして下さい。
素直に実践すれば相手に伝わる話し方ができる８つのコツをご紹介！
誰に何をどうやって伝えるか？これが習慣になればもう悩むことはなくなります。
頭は使いません！ただ素直に実践すればコミュニケーションが向上します。
こんな私は誰からも話し上手と言われるアラフィフサラリーマン！
30代の時はいつも「で、何がいいたいの？」とばかり言われてました（汗）
この記事で分かること
- 相手に伝わる話し方ができる8つのコツ
- 気を付けると更に話し上手になる5つのこと
- 話す前に意識すべき8つの準備ポイント
相手に伝わる話し方ができれば人に好かれるようになります。
悩んでいた頃が嘘のように話すことが楽しくなり仕事が楽しくなります。
1.【相手に伝わる話し方】やらなきゃ損！コミュニケーションが良くなる8つのコツ
誰でも相手に伝わる話し方ができる８つのコツをご紹介します。
８つもあって大変だと思う人はどれか1つだけでも良いので実践してみて下さい。
相手は絶対「お、話し方が変わったな」と思うはずです。
- 目的はブレないこと
- 伝えることを明確にする
- テーマは１つに絞る
- 難しい言葉は使わない
- ５W1Hを意識
- 自論ばかりを話さない
- 相手の理解度を確認
- 数字を使う
1-1. 目的はブレないこと
そもそも何のために話しているかの目的は絶対にブレてはいけません。
話し方や伝え方は変えても良いですが目的がブレると相手が困惑します。
仮に話し方が下手でも共通の目的意識があればあなたの話を理解しようとします。
話の最初に「今日の話の目的は〇〇です。」と宣言しましょう。
このように話の冒頭にハッキリと話の目的を言いきるとスッキリします。
仮に途中で論点がズレた時に聴衆者がフォローしてくれる場合もあります。
あれ、今日の話の目的って〇〇じゃなかった？と正してくれます。
■目的がブレると悪いことばかり！
- 相手が困惑する
- 話し手（あなた）の自信がなくなる
- 自他共にストレスが溜まる
たまに話が脱線して戻らない人っていませんか？
どんなに流暢に話していてもこれだと聞き手が困惑するので決して話し上手とは言えません。
冒頭に目的を伝えて以後の話もブレないように話すことを意識しましょう。
相手に伝わる話し方のコツの中でも一番大切です。
1-2. 伝えることを明確にする
目的に対して具体的に何を話したいかを明確にしましょう。
かっこよく目的を話してもその後ダンマリしてしまうとノープランなのかと相手は不信に思います。
もしノープランなら「皆んなで話し合いたい」というのも明確なのでオッケーです。
本のタイトルがあっても目次がなくていきなり本文に進むと「この本大丈夫か？」と不安に思いますよね！
話す前には必ず目的と伝えたいことを明確にする準備をしておきましょう。
ここまでできただけでも段取り上手だと思われるし話の運び方が上手い人だと思われます。
もし伝えることが不明確だと相手はこう思ってしまいます。
■伝えることが不明確のデメリット
- 相手の不信感がつのる
- 仕事ができない人だと思われる
- 別の人に確認しようと思われる
学歴やセンスではなくて習慣にすれば自然と考えらえるようになるので大丈夫です。
1-3. テーマは１つに絞る
話すテーマは１つに絞った方が相手も理解しやすいしメッセージが伝わりやすいです。
口数が多くて流暢な人でもあれもこれも話したいとテーマが多いと頭の整理がしにくくなります。
もし複数のことを話したいなら１つのテーマが終わってから次のテーマに移るようにしましょう。
もし多くのテーマを話したいなら以下のようにするのがおすすめ！
- 決まった時間枠の中でテーマごとの時間配分を考える
- 朝、昼、夕方と短い時間で分散して話す
- まとめられるテーマがあれば１つにまとめる
できれば1テーマを短時間で解決して時間を置いて分散する方法がお勧めです。
その方が頭もスッキリするし新鮮な気持ちでコミュニケーションを取ることができます。
■テーマを１つに絞るメリット
- 言いたいことが伝わりやすい
- アクションプランが明確になる
- 話し上手な人と思われる
- 仕事ができる人と思われる
なるべく1回の会話でテーマは１つに！
1-4. 難しい言葉は使わない
特にプレゼンを聞いているとずっと難しい言葉で話をする人がいますがお勧めしません。
一見天才に見えますが、でも果たして聞いている側は理解しているでしょうか？
学者同士なら理解できるかも知れませんが専門外の人に理解して欲しいのなら絶対に伝わりません。
難しい言葉を噛み砕いていかに簡単に伝えられる人こそが相手に伝わる話し方ができる人なのです。
皆さんが当たり前に使っている言葉、一般の人に伝わるかを考えてみましょう。
■難しい言葉ばかり使うデメリット
- 聞いている側が飽きる
- 途中で話が分からなくなる
- もうあなたの話を聞きたくなくなる
理想は小学生でも理解できるような言葉を使って話すことです。
子供に「なるほど、そういうことか！」って言われるとメチャメチャ嬉しいですよ♪
1-5. ５W1Hを意識
話し方の教科書には必ず出てくる5W1Hですが上手く使いこなせていますか？
それぞれの単語の意味は分かっていても文として活用できている人は少ない気がします。
上手く使えるようにショートストーリーをご紹介します。
■5W1Hの使い方
- Who （だれが）
- When (いつ）
- Where （どこで）
- What （なにを）
- How （どうやって）
- Why （なぜ）
（例）彼女にプロポーズをして成功した話を友人に伝える時♥
- Who （だれが）・・・実はワタクシ
- When (いつ） ・・・先週の日曜日に
- Where （どこで）・・・横浜のレストランで
- What （なにを）・・・プロポーズをして成功したんです！
- How （どうやって）・・・食事の最後にサプライズで店員さんに手伝ってもらって～
- Why （なぜ）・・・付き合って5年だしそろそろ収入も安定してきたので♪
このように話せばあなたが何を伝えたいかが明確になるので相手に伝わりやすくなります。
ぜひ会社で上司やお客様に大切な話を説明する時に上の例を思い出し、ご自身の話に当てはめてみて下さい。
イメージトレーニングをすれば案外短時間で身に付けることができますよ♪
1-6. 自論ばかりを話さない
自論ばかりを話す人がいますが事実との一致が保証されないので話し過ぎに注意しましょう。
根拠があればよいですが感覚で話してしまうと信ぴょう性に欠けるので信頼性を失います。
事実を伝えた上で自己分析した結果として感想程度に話すのであれば問題はありません。
口数の少なさを埋めるために自論ばかりを話すなら話さない方がよっぽど相手のためになります。
事実を伴わない自論は著しく信頼性を損ないます。
■自論ばかりを聞いている相手の心理
- それは本当なの？
- 根拠は？
- あなたの意見ばかりでつまらない
- その自信はどこから来るの？
- 違かったらどうするの？
- 話が長い
ちなみに自論を話す時は事実を話した後に分けて話すように気をつけましょう。
事実と自論をごちゃまぜにすると相手が混乱してしまうので絶対に避けましょう。
1-7. 相手の理解度を確認
相手に伝わる話し方をする人は必ず途中で相手の理解度を確認しています。
話の途中で理解度を確認されて嫌な気持ちになる人はいません。
「ここまでで何か質問はありますか？」と一言添えるだけで親切な人だと思われます。
相手との相互理解ができれば話し方が上手い人と思われて相手から好かれます。
大事な部分は繰り返したり分かりやすい言葉で言い直すのも効果的です。
- 結局理解しないまま話が終わってしまう
- 一方的に話したつもりで一方通行
- 心的溝が大きく広がる
- 説明下手だと思われる
- あなたの説明力は向上しないまま
1-8. 数字を使う
相手に伝わる話し方を習慣化したいのであれば抽象的な表現を数字に変えましょう。
”だいたい”や”ほとんど”を具体的な数字に変えれば相互理解ができて誤解がなくなります。
特にビジネスにおいては何ごとにも期限がつきものなので数字が相手の信頼に直結します。
大事な場面だけでもよいので数字を使う意識をすれば「仕事ができる人」という印象が付きます。
特に仕事においてはきっちり〇月〇日と納期を決めておかないと信頼関係の破綻につながってしまいます。
上司部下の関係の時には評価につながってしまう場合もあるので上司が決めない時は部下から尋ねるようにしましょう。
資料提出期限は〇月〇日まででよいですか？
といった感じです。
- 具体性が高まり相手の理解度が高まる
- 抽象的→具体的に表現ができる
- 人の記憶に残りやすい
- 双方の感覚の誤差がなくなる
- 話が早く終わる
自分で決められない時は相手と話し合って具体的な日時や金額を決めるとよいでしょう。
2. 【心に刺さる話術ヒント】さらにに話し上手になれる5つのポイント
さらに相手の心に刺さる話し方ができる5つのポイントをご紹介します。
上章でご説明した8つの方法と合わせて実践すれば、確実にあなたは相手に伝わる話し方ができる人になれます。
実践すれば周囲と差をつけることができます。
- パンチワードの活用
- 相手に共感をして話す
- 分かりやすいたとえ話
- 共通言語を多用する
- 一文は短く
2-1. パンチワードの活用
話の最初にパンチワードを活用すると相手の印象に残り一気に気持ちを惹きつけることができます。
よく「結論から話す」と言いますがまさに結論から話す時に使うと効果絶大です。
”パンチ＝すごく印象に残る”と捉えて相手をワクワクさせるような言葉を選んでみましょう。
下記に代表的なパンチワードをご紹介します。
・圧倒的
・これだけはれば
・あなただけに
・本日だけ
・大成功
・究極の
・150％
・間違いなく
・やらなきゃ損
以前オバマ大統領が使っていた”Yes We Can"もパンチワードです。
ボクシングで言う”必殺の一撃パンチ”ですね！
ひとこと目にパンチワードを話せば間違いなく相手の心に刺さる話し方に変わります。
ただ、その後の説明がパンチワードとつながっていないと意味がなくなるので気をつけましょう。
2-2. 共感をして会話をする
相手の気持ちに共感しながら会話をすると一体感が生まれて心地よい雰囲気になります。
「私の気持ちを分かってくれる人」と思われると一気に心の距離が縮まります。
自分のことを分かってくれる人の言葉を素直に聞きたくなるのは人情というもの！
表面上だけでなく心から相手のことを理解して気持ちを理解するように心がけましょう。
本気で相手の幸せを願って心から共感！
- 相手の気持ちになりきって傾聴する
- 心から喜怒哀楽をイメージする
- 相手がもっと話したくなる質問をする
共感できると今度は相手からあなたに「話を聞いて欲しい」とお誘いがあるかも知れません。
相手の気持が分かると心意や本質が分かり今まで以上によい提案・アドバイスができるようになります。
共感を習慣にするとあなたにとってもよいことばかり！
2-3. 分かりやすいたとえ話
相手に伝わりにくいと思う話は簡単に理解できるたとえ話を作って説明しましょう。
たとえ話を使う目的は相手に理解してもらいやすくするためです。
イメージは子供が駄々をこねている時にたとえ話をしてやる気にさせる感じです。
どう話したら伝わりやすくなるかを考えてたとえ話を作る練習をしてみましょう。
- 主語は目の前の聞き手にする
- 相手に共感してもらえるストーリー
- ゴールをイメージしてもらう
単純明解で理解してもらえるたとえ話がベスト！
■たとえ話で相手をやる気にさせる例
例1) 勉強中はテレビを消して集中した方が学力が上がる
→ゲームに集中する時はテレビを消すでしょ？その方がキャラが強くなってレベルアップするでしょ！
例2) 部屋のかたずけをしなさい！
→ホテルのドアを開けると先ず部屋の綺麗さに感動しない？自宅もそうするとテンション上がるよ！
例3)あのレストランのトイレはとても広いから小さな子供が一緒でも大丈夫！
→お相撲さんが5人くらい入るトイレの広さなのでベビーカーも余裕で入るのよ～
どうやって相手に理解してもらえるかを考えてその人に合ったたとえ話をしてみましょう。
相手が「なるほど～」と感じて行動してくれたらあなたはもう「相手にに伝わる話し方」ができています。
2-4. 共通言語を多用する
相手がよく使う言葉を共通言語として用いると伝わりやすくなります。
なぜなら「この人は私と同じ話し方をする」って親近感を感じるからです。
聞きなれない言葉を理解するためのストレスがなく話が聞けるのは聞き手にとって有難いことです。
相手が使っている言葉はどこかの機会で使えるかも知れないし語彙力が増えるのであなたのためにもなります。
- 相手が頻繁に使う言葉を確認
- あなたが独自で使う言葉は使わない
- 人によって共通言語は違うので注意する
コツは話し始めて3～5分の間でもし相手が複数回使った言葉があれば共通言語として取り入れましょう。
あなたと同じ、またはない場合には無理やり作る必要はないのでいつものあなたの話し口調で大丈夫です。
■共通言語の例
- 仕入先＝購入元
- 顧客管理＝ユーザー管理
- 販促活動＝PR活動
- 美しい＝綺麗
- 本＝書籍
- 速い＝迅速
- 大きい＝巨大
- 議題＝アジェンダ
- ミーティング＝会議
- 対応力＝柔軟性
幾つかは日本語を英語にしただけのものもありますよね！
知っていて損はないので色々な人の使う言葉を財産にしましょう。
2-5. 一文は短く
相手に伝わる話し方をする人はとにかく短い時間で分かりやすい話し方をします。
なぜならダラダラと長く話しても伝わらないことを経験から知っているからです。
長く話す＝相手の理解が深まる訳ではないので注意しましょう。
内容は違っても各々に共通していることがあるので取り入れて実践してみましょう。
長く話して満足したのはあなただけ！という結果にならないように～
- 結論→理由の順番で話す
- 1つの話は1分程度
- あれ、これはNG＝固有名詞を使う
短い一文で相手を魅了できれば、今度は相手が興味を持ってあなたの質問してくれます。
また人によっては1分しか時間がない人もいるので端的に伝わる話法ができると才能を評価されます。
「ごめん1分しかないから端的に伝えて」という場面でも対応できるように！
3. 【事前準備】話す前に意識すべき8つのこと
話す前に意識しておくと伝わりやすくなる事前準備を8つご紹介します。
どちらかと言うと話術テクニックより気持ち的な部分になります。
下記の8つを意識しておくだけでも伝わりやすくなります。
- 一言結論
- 唯一理解して欲しいこと
- 抑揚とスピード
- イメージ通りに行かないケース
- 自分が聞く側なら理解できるか？
- 主役は相手
- 100％伝えるのは不可能
- 相手を否定しない
ポイントは自分本位ではなく相手のことを一番に考えるということ！
こうすれば伝わりやすくなる！という私の経験からぜひご紹介したい内容です。
3-1. 一言結論
話し方の教科書には必ず書いてあることですが”冒頭の一言結論”は効果大です。
最初に話すとつまらないのではないか？と思いがちですが実はその考え方は真逆です。
聞き手は最初に端的な結論を聞き、その後で説明を聞いて納得したいのです。
大切なことは自信を持ってスパッと言い切ることです。
あなたが不安だと相手が不安がるので自信をもって！
結論、〇〇です。と冒頭に言い切るセリフを準備する。
結論を裏付ける説明がきちんと結びついていれば相手に伝わるので自信が付きます。
逆に複数の要素の共通点をまとめて1つの結論に結びつける方法もおすすめです。
一言結論はお客様が喜ぶ！覚えておきましょう。
3-2. 唯一理解して欲しいこと
話す前に唯一相手に理解して欲しいことを準備しておきましょう。
結論でもよいですし説明でもよいので何を覚えておいて欲しいかを考えましょう。
話の途中で急に人に呼ばれたり電話がかかってきたりイレギュラー時の対応に便利です。
後から「話の論点は〇〇だった」と思い出して欲しいキーワードがベスト！
下記に例をご紹介します。
（例文）会議で今月の売上見通しを報告する場合
今月の売上はプラン1000万円に対して500万円です。
理由は競合他社が高品質、低価格の商品をリリースしたからです。
しかも我々の顧客に積極的なPR仕掛けてシェアを取られています。
対策を打たないと更に状況が悪化してしまいます。
この文章の場合、結論は”売上未達”になりますが、でも唯一理解して欲しいことは違います。
もし相手が30秒しか時間がないとするとあなたはどう要約しますか？
正解は”早急に競合に負けない対策を打つ必要がある”
になります。
聞いた相手は「いったい何があったの？」や「前回はなかった話だけどどうしたの？」と聞いてきます。
そうしたら競合他社の状況を説明すれば相手は理解をして至急対策を練らなきゃ！と感じます。
3-3. 抑揚とスピード
相手に伝わる話し方をしたいのであれば抑揚を付けたりスピードを調節するとよいです。
どんなに笑顔で流暢に話されてもマシンガントークをされると引いちゃう時ありませんか？
基本は相手の会話スピードやリズムに合わせて強調部分はゆっくりと大きな声で話しましょう。
「大事なのでもう一度言いますね！」と2回強調するのも相手の記憶に残るので効果的！
上節で言うと競合他社が高品質、低価格の商品をリリースしたの部分に抑揚をつけたりスピードを落として話すとよいでしょう。
自分が伝えたいことの他に相手の質問に対する答えにもこの方法は効果的です。
一度聞いたら忘れない印象的な話し方ができれば上手な話し方ができる仲間入りです。
3-4. イメージ通りに行かないケース
会話を進めるにあたり必ずしも自分が思っている通りに進むとは限りません。
強引に進めることができたとしてもそれは一方通行で相手には伝わっていません。
あなたの話に興味があるからこそ質問や反論もあるので動揺せず落ち着いて対処しましょう。
予めどんな質問や反論が来るかを予測して準備しておくと気持ちに余裕ができます。
ホームページを見るとよくある質問やQ＆Aってありますよね？
ヒントになるのでぜひご自身のケースにも応用して下さい。
質問や反論を落ち着いて対処して相手が納得すると更にあなたへの信頼感が増します。
次回から質問された内容を先回りして話に組み込んでおくと更に相手に伝わる話し方ができます。
3-5. 自分が聞く側なら理解できるか？
自分は伝えたいんだけど果たして相手に伝わるか？を考えることはとても大切です。
特に専門用語やあなたが独自で使う公用されていない言葉は伝わりにくいので要注意！
起承転結や結論から話すシナリオになっているかも今一度話す前に確認しておきましょう。
心配であれば事前に身近の人に資料や話す原稿を確認してもらうとよいでしょう。
あなたが人のプレゼンや話を聞いた時、どこが分からなかったか？なぜ？何があれば理解できたかをメモしておくのもお勧めです。
もし身近な人に聞くのが恥ずかしい時はテレビやラジオのニュースを聞いたりYouTubeで興味のある話を見てみましょう。
あなたが話す内容やテーマと異なっても参考にすべき補足説明や構成が必ずあるはずです。
3-6. 主役は相手
よく話終わってとても満足げな人がいますがちゃんと相手に伝わったかは別です。
話の後で相手が理解していないと相手の理解度の問題にする人がいますがこれはNG！
どう話せば相手が理解するかを考えられる人こそが相手に伝わる話しができる人なのです。
会話の主役は”あなたではなく相手”であることを忘れずに話を組み立てて行きましょう。
自分が伝えたいことを全て伝えられた＝× / 伝えたいことを相手が理解した=〇
「自分に分かりやすく話してくれている」という思いは必ず相手に伝わります。
そうすればコミュニケーションが向上して間違いなく相手に伝わる話し方ができる人になれます。
3-7. 100%伝えるのは不可能
どれだけベストを尽くしても相手に100％理解してもらうのは不可能です。
理解してもらえたと思っても微妙な感覚の違いが生じて違和感を感じる時ってありませんか？
表面上の言葉は理解してもらえても、頭で理解できたかどうかは聞き手の本人にしか分かりません。
なので伝えたことの半分程度理解してもらえたのならよしとしましょう。
どれだけ丁寧に伝えてもあなたと相手は違う！
伝わらなかった時は相手を責めるのではなく自分の説明不足と認識して説明力の向上を心がけましょう。
もし伝えたことをイメージ通りに理解して行動してくれたのなら相手に感謝をしましょう。
3-8. 相手を否定しない
相手に伝わる話し方ができる人はたとえ自分と違う意見がきても否定しません。
異なる意見を認めて自分の意見と妥協点を見つけられる人は相手に好かれます。
仮に自分の意見で押し切っても相手は納得していないのでよい成果は期待できません。
「あなたのアイデアと私のアイデアを組み合わせてみたけどどう？」と掛け合ってみましょう。
否定せず受け入れてくれた相手はあなたと距離の近さを感じます。
質問されたことは客観的に相手が不思議だと思ったことなので今後の説明に取り入れましょう。
真逆の意見も謙虚に認められる人こそが最終的に相手に伝わる話し方ができる人になれるのです。
そういう考え方もあるんだ”と自分の財産にしましょう。
【相手に伝わる話し方】まとめ
- 誰に何を伝えたいか
- 相手にどうして欲しいか
- 端的に伝える
相手に伝わる話し方のコツを８つご紹介しましたが要約すると上の3つがとても大切です。
受け取る相手が「あなたは何を伝えたいのか？」の目的を理解すれば話が伝わったことになります。
特にビジネスでは相手があなたのイメージ通りに動いてくれたなら伝わった証拠になります。
逆に異なる働きをした時は相手を責めずに自分の伝え方が不十分だったと意識をしましょう。
共通意識の中で仕事ができるとコミュニケーションが良くなり気持ちよく仕事ができます。
自分が聞く側なら理解できるか？と逆の立場になると話し方を向上させるよいヒントになります。